Dokumentation – SIRI stiller disse krav til dokumenter
Når du skal indsende dokumentation til SIRI, er der visse krav til dokumenterne, du skal være opmærksom på.
Dokumenter du sender til SIRI, skal som udgangspunkt være oversat til engelsk eller et nordisk sprog af en professionel translatør. Dokumenter på andre sprog vil som udgangspunkt ikke kunne anvendes i afgørelsen.
Det skal være tydeligt, hvem den indsendte dokumentation omhandler. Dette kan fx være, hvis dit navn, personnummer eller lignende fremgår af dokumentet. Er det tilfældet, siger vi, at et dokument er personhenførbart. Det er nødvendigt for at vi kan anvende dokumentationen i din sag. Dokumenter, vi ikke kan knytte til en person, vil som udgangspunkt ikke kunne indgå i SIRI’s afgørelse.
I nogle tilfælde kan dokumenter være personhenførbare – dvs. kunne knyttes til dig – selv om dit navn eller personnummer ikke fremgår. Det kan være, hvis andre oplysninger på dokumentet kan føres tilbage til dig – eventuelt ved hjælp af andre dokumenter. Et kontoudtog uden navn kan være personhenførbart, hvis kontonummeret kan knyttes til et andet dokument – fx kontooversigt eller kreditkort – hvor det fremgår, at det er din konto. Hvis du indsender dokumentation som er personhenførbart ved hjælp af andre dokumenter, bedes du oplyse os om dette i en bemærkning til indsendelsen.
Bemærk: hvis du sender en kopi af kreditkort, bør du sørge for, at de 3 kontrolcifre på kortets bagside af sikkerhedsmæssige hensyn er overstreget på kopien.
Et eksempel på et dokument, der normalt ikke er personhenførbart er en almindelig kvittering for indkøb, der er foretaget ved kontant betaling. Det er den ikke, da en kontantbetalt kvittering ikke oplyser, hvem der har foretaget betalingen.
De dokumenter du indsender, skal være tydelige, læsbare og fuldstændige. Det gælder uanset om dokumenterne indsendes digitalt eller med almindelig post. Når du kopierer eller scanner et dokument, skal du derfor sørge for, at hele siden af dokumentet kommer med, og at kopien er tydelig og læsbar.
Hvis du indsender fotos af din dokumentation, skal du sørge for, at hele siden er med på billedet, og at billedet er tydeligt og læsbart. Billeder af for lav kvalitet til at kunne læses kan ikke indgå i afgørelsen.
Hvis du sender dokumentation via et online skema eller kontaktformularen på nyidanmark.dk, anbefaler vi, at dokumenterne sendes i PDF-format – gerne samlet i så få filer som muligt. Af sikkerhedsmæssige årsager kan vi ikke åbne zip-filer eller tilgå ”cloud” baserede løsninger – som Dropbox eller Onedrive. Du kan derfor ikke sende et link til en server, hvor dokumenterne befinder sig. Dokumenter sendt som zip-filer eller via en cloud-baseret løsning kan derfor ikke indgå i afgørelsen.
Hvis de indsendte dokumenter ikke lever op til ovenstående krav, kan de ikke indgå i vores afgørelse. Det kan forlænge sagsbehandlingstiden.